当たり前のことを当たり前に行うために
管理組合には多くの事務処理がありますが、これらの事務を確実に行うため「担当者任せ」ではなく「業務監理改善課」と「マンション経理改善課」にて処理状況のチェックを行います。
システム部門チェック
- 収支赤字チェック
- 管理費勘定の収支において、赤字が発生した場合、その発生原因を調査し、対応策を検討します。
- 未販売住戸の管理費等請求チェック
- 未販売住戸の管理費等を事業主へ請求します。
- 空き駐車場チェック
- 管理組合の空き駐車場区画をリストアップし、利用者の募集など、管理組合の収入増を提案します。
- 水道差損チェック
- ※一括検針方式の場合
管理組合が水道局へ支払った額と組合員から徴収した額を比較し、差損が発生している場合に原因を調査します。
- 水道料金改定チェック
- ※一括検針方式の場合
水道局で料金の改定予定がある場合、管理組合が組合員より徴収する水道料金の計算方法も改定することを提案します。
- 水道料金共同住宅割引制度申請状況チェック
- ※一括検針方式の場合
申請を行うことで管理組合が水道局に支払う水道料金を減らします。（制度のある自治体に限る）
- 駐車場契約書提出チェック
- 管理組合と組合員との間の駐車場使用契約書の取り交わしができているかをチェックします。
- 管理組合法人登記の変更チェック
- 登記の変更事項が定められた期間内に行われているかをチェックし、過料に処せられることを防ぎます。
- 規約・議事録回収状況チェック
- 総会開催期限チェック
- 通常総会が管理規約に定められた期限内に開催されるように開催予定日及び開催日をチェックします。
- 重要事項説明実施チェック
- 管理委託契約成立時の書面交付実施チェック
- 管理事務報告実施チェック
- 新役員説明会開催チェック
- 新しく役員に就任された方々に役員の業務等の説明ができているかをチェックします。
- 顧客満足度調査票のチェック
- 顧客満足度調査票のアンケートを実施・集計し、必要に応じて事業所または関連部署へ改善検討指示を行います。
マンション経理部門チェック
- 定例作業履行チェック
- 管理組合で定期的に行うことを決定した業務について登録し、履行状況のチェックを行います。
- 普通預金残高チェック
- 預金口座名義変更チェック
- 定期性預貯金満期チェック
- 定期性預貯金が満期を迎える際、更新または別の運用方法を提案します。
- 未収管理費残高チェック
- 前受金残高チェック
- 定期定額支出チェック
- 定額委託料、損害保険料など定期定額の支出が正しく履行されているかチェックします。
- 定期不定額支出チェック
- 電気、水道料金などの支払いが、適切な支払月、適正金額内であるかチェックします。
- 不定期支出チェック
- 科目別支出チェック
- 恒常的未決勘定発生チェック
- 普通預金、定期預金、債券、前受金、未収金など、貸借対照表の科目の内容が適切かチェックします。
- 累積赤字チェック
- マイナス科目発生チェック
- 収支上でマイナスになっている科目がないかチェックします。
- 定期定額収入チェック
- 管理費、修繕積立金収入など、定額収入の金額が適切な周期、金額であるかチェックします。
- 定期不定額収入チェック
- 駐車場使用料、バイク置場使用料など、定期的な収入が、適切な周期、金額であるかチェックします。
- 科目間金額一致チェック
- 預け金・預かり金が科目間で一致しているかチェックします。
- 予算未使用科目チェック
- 月次・年次決算作成チェック
- 管理費等未収状況報告チェック
- 領収書取得チェック
- 入金処理チェック
- パソコンで口座データを読み込みできない金融機関口座への入金確認をチェックします。
