管理委託契約書

別表 第1 事務管理業務仕様書

業  務  内  容  業 務 実 施 要 領
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(1) 管理組合の会計の収入及び支出の調定
① 収支予算案の素案の作成 甲の会計区分に基づき、甲の次年度の収支予算案の素案を作成し、甲に提出する。
② 収支決算案の素案の作成 甲の事業年度終了後2ヶ月以内に、甲の会計区分に基づき、甲の前年度の収支決算案(収支報告書及び貸借対照表。以下同じ。)の素案を作成し、甲に提出する。
③ 収支状況の報告 乙は、毎月月末までに、前月における甲の会計の収支状況に関する書面の交付を行うほか、甲の請求があったときは、甲の会計の収支状況に関する報告を行う。なお、あらかじめ甲が当該書面の交付に代えて電磁的方法による交付を承諾した場合には、乙は、当該方法による交付を行うことができる。
(2) 出納
① 甲の組合員が甲に納入する管理費等の収納 甲の規約の定め若しくは総会決議、組合員名簿若しくは組合員異動届又は専用使用契約書に基づき、組合員別の1ヶ月当たりの管理費等の負担額の一覧表(以下「管理費等請求一覧表」という。)を甲に提出する。
管理費等請求一覧表に基づき、毎月の請求データを収納代行会社へ送信する。
甲の組合員の管理費等の収納は、収納代行会社による振替方法によるものとし、毎月27日(当該日が金融機関の休業日に当る場合はその翌営業日。)に管理費相当分については、甲の組合員等の口座から甲の収納口座に振り替え、修繕積立金相当分については、甲の組合員等の口座から甲の保管口座に振り替える。
収納口座に収納された管理費相当分について、④の事務を行った後その残額を、当該管理費相当分を充当する月の翌月末日までに、甲の保管口座に移し換える。ただし、甲から乙に対し、別個の指示がある場合はこの限りではない。
業務実施にあたって甲名義の口座の入出金明細について指定金融機関のパソコンによる口座情報の通知・照会等のサービスを利用できるものとする。
毎月、甲の組合員の管理費等の収納状況を甲に報告する。
乙は、別紙2のとおり保証契約を締結する。
② 管理費等滞納者に対する督促 毎月、甲の組合員の管理費等の滞納状況を、甲に報告する。
甲の組合員が管理費等を滞納したときは、最初の支払期限から起算して12ヶ月の間、電話、督促状の順により、その支払の督促を行う。
二の方法により督促しても甲の組合員がなお滞納管理費等を支払わないときは、乙はその業務を終了する。
③ 通帳等の保管等 乙は、甲の収納口座及び甲の保管口座に係る通帳を保管する。甲は、収納口座及び保管口座に係る印鑑を保管する。
甲の損害保険証券については保険代理店が保管するものとする。
甲の管理費等の内、余裕資金については、必要に応じ、甲の指示に基づいて、定期預金、金銭信託等に振り替える。
④ 甲の経費の支払い 乙は、甲の収支予算に基づき、甲の経費を、甲の承認の下に甲の収納口座から、又は甲の承認を得て甲の保管口座から支払う。
⑤ 甲の会計に係る帳簿等の管理 乙は、甲の会計に係る帳簿等を整備、保管する。
乙は、前号の帳簿等を、甲の通常総会終了後、遅滞なく、甲に引き渡す。
(3) 本マンション(専有部分を除く。以下同じ。)の維持又は修繕に関する企画又は実施の調整 乙は、甲の長期修繕計画の見直しのため、管理事務を実施する上で把握した本マンションの劣化等の状況に基づき、当該計画の修繕工事の内容、実施予定時期、工事の概算費用等に、改善の必要があると判断した場合には、書面をもって甲に助言する。
甲又は乙が、本マンションに修繕工事の必要があると判断した場合には、乙は見積書をもって甲に提案することができる。
長期修繕計画案の作成業務及び建物・設備の劣化状況等を把握するための調査・診断を実施し、その結果に基づき行う当該計画の見直し業務を実施する場合は、本契約とは別個の契約とする。
乙は、甲が本マンションの維持又は修繕(大規模修繕を除く修繕又は保守点検等。)を外注により乙以外の業者に行わせる場合の見積書の受理、発注補助、実施の確認を行う。
なお、「実施の確認」とは、乙が指名する者が外注業務の完了の立会いにより確認できる内容のものをいう。
<注> 大規模修繕とは、一定年数の経過ごとに計画的に行う修繕をいう。
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(1) 理事会支援業務
① 組合員等の名簿の整備 甲の組合員等異動届に基づき、組合員及び占有者等の氏名、連絡先(緊急連絡先を含む。)を記載した名簿を整備する。
② 理事会の開催、運営支援 甲の理事会の開催日程等の調整
甲の役員に対する理事会招集通知及び連絡
甲が乙の協力を必要とするときの理事会議事に係る助言、資料の作成
甲が乙の協力を必要とするときの理事会議事録案の作成
  なお、上記第三号及び第四号の場合において、甲が乙の協力を必要とするときは、甲及び乙は、その協力方法について協議するものとする。
③ 甲の契約事務の処理 甲に代わって、甲が行うべき共用部分等に係る損害保険契約(個人賠償責任保険等を含む)、マンション内の専用使用部分の契約、第三者との契約等に係る事務を行う。
(2) 総会支援業務 甲の総会の開催日程等の調整
甲の次年度の事業計画案の素案の作成
総会会場の手配、招集通知及び議案書の配付
組合員の出欠の集計等
甲が乙の協力を必要とするときの総会議事に係る助言
甲が乙の協力を必要とするときの総会議事録案の作成
  なお、上記第五号及び第六号の場合において、甲が乙の協力を必要とするときは、甲及び乙は、その協力方法について協議するものとする。
(3) その他
①各種点検、検査等に基づく助言等 管理対象部分に係る各種の点検、検査等の結果を甲に報告するとともに、改善等の必要がある事項については、具体的な方策を甲に助言する。この報告及び助言は、書面をもって行う。
②甲の各種検査等の報告、届出の補助 甲に代わって、消防計画の届出、消防用設備等点検報告、特定建築物定期調査又は特定建築物の建築設備等定期検査の報告等に係る補助を行う。
甲の指示に基づく甲の口座の変更に必要な事務を行う。
諸官庁からの各種通知を、甲及び甲の組合員に通知する。
③図書等の保管 本マンションに係る設計図書は、甲の事務所(保管庫)で保管する。
乙は、甲の規約の原本、総会議事録等を保管する。
乙は、解約等により本契約が終了した場合には、乙が保管する前二号の図書等及び出納事務のため乙が預かっている甲の口座の通帳等を遅滞なく、甲に引き渡す。

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