法律トラブル相談集

総会・理事会の運営

管理組合の理事を務めているのですが、仕事のために遠方にいることが多く、また代理人を用意することも難しいため理事会への参加が困難です。何か良い方法はないでしょうか。

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 マンション標準管理規約(単棟型)の第53条(理事会の会議及び議事)の第1項には、「理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する」とありますが、平成28年3月に改正されたマンション標準管理規約のコメントによると、管理規約に定めがあれば、遠方にいても意見を述べること、議決権を行使すること、また理事会に参加することも可能とされています。
 方法は大きく分けて2つあり、1つは議決権行使書や意見書を提出することにより、議案に対する意見を述べ、賛否に関する意思表示を行う方法、もう1つは、インターネットを利用したテレビ会議等を利用することで、遠方に居ながらにして理事会に参加する方法があります。
 この点、マンション標準管理規約(単棟型)のコメントには、次のように記載されています。
 同規約の第53条関係コメント(4)に、「理事がやむを得ず欠席する場合には、代理出席によるのではなく、事前に議決権行使書又は意見を記載した書面を出せるようにすることが考えられる。これを認める場合には、理事会に出席できない理事が、あらかじめ通知された事項について、書面をもって表決することを認める旨を、規約の明文の規定で定めることが必要である」とあり、また、コメント(5)に、「理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも考えられる」とあります。
 テレビ会議等を利用した理事会への参加については前例も少なく、管理規約の改定や、テレビ会議を行うための環境を整備するなどの準備が必要ですが、理事の出席数が足りず、理事会の成立が困難であることが予想される場合には導入を検討してみてはいかがでしょうか。

編集/合人社計画研究所法務室
監修/桂・本田法律事務所本田兆司弁護士

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