法律トラブル相談集

総会・理事会の運営

マンション管理組合の理事長をしています。当管理組合では、緊急時に備えて各住戸の入居者名簿を作成して管理していますが、このたび、大規模災害の発生等、緊急時に備えて入居者名簿を全戸で共有しておくべきではないか、との意見が寄せられました。管理組合として入居者から預かっている個人情報をどのように取り扱うか悩んでいます。

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 標準管理規約第64条では、「理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これを閲覧させなければならない」と記載されておりますが、平成29年5月30日に改正個人情報保護法が全面施行され、個人情報を取り扱う「すべての事業者(法人に限らずマンションの管理組合などの非営利組織も含む)」に個人情報保護法が適用されることになっていますので、個人情報の取り扱いについてはより一層の注意が必要です。改正法では個人情報の取り扱いについて、以下4つの基本ルールが規定されています。
(1)個人情報の取得・利用
 利用目的をできる限り特定すること。
(2)個人データの安全管理措置
 個人情報が漏えいしないよう「鍵のかかる棚で管理」「データへのパスワード設定」「PCへのセキュリティーソフトのインストール」等の安全管理措置を講じること。
(3)個人データの第三者提供
 第三者に個人データを提供する場合にはあらかじめ本人の同意を得ること。(なお、法令に基づく場合、人命に関わる場合等で、本人の同意を得るのが困難な場合にはこの限りではない)
(4)保有個人データの開示請求
 本人から個人情報の開示請求を受けた場合は、原則応じなければならないこと。
 本件のケースであれば、「提示頂いた情報を組合員名簿に記載すること」、「災害発生時に備えた名簿として全戸に配布すること」を説明し、本人の同意を事前に得ておく必要があると考えられます。
 また、標準管理規約第31条では、組合員は管理組合に対して氏名を届出することが義務付けられています。電話番号や家族構成等については明記されておらず、届出は任意とされていますが、電話番号等は管理組合運営、緊急対応等を行うために必要な情報であるため、「情報の利用目的を事前によく説明」した上で情報提示を依頼するべきでしょう。

編集/合人社計画研究所法務室
監修/桂・本田法律事務所本田兆司弁護士

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